Likviduotų juridinių asmenų dokumentų perdavimo toliau saugoti tvarką patvirtina LR dokumentų ir archyvų įstatymas, LR įmonių bankroto įstatymas, Juridinių asmenų registro nuostatai bei kiti teisės aktai.
Pažymos dėl įmonės išregistravimo iš Juridinių asmenų registro išduodamos kai:
- Valstybinė mokesčių inspekcija Juridinių asmenų registro tvarkytojui pateikia pranešimą apie likviduojamo juridinio asmens atsiskaitymą su biudžetais ir pinigų fondais (bankroto atveju-įsiteisėjus teismo sprendimui);
- Dokumentai yra sutvarkyti kaip reikalauja Nevalstybinių organizacijų ir privačių juridinių asmenų dokumentų rengimo, tvarkymo ir apskaitos taisyklės.
Kodėl svarbu likvidavus/bankrutavus perduoti dokumentus į archyvą ?
Už įstaigos dokumentų valdymo ir išsaugojimo organizavimą yra atsakingas įstaigos vadovas. Jei dokumentai neperduodami, jie vis tiek turi būti išsaugojami tiek, kiek reikalauja įstatymas. Darbo užmokesčio, personalo įsakymai, atleistų darbuotojų sutartys, nelaimingi atsitikimai darbe saugomi 50 m. Reiktų įsivertinti ar likviduotos įmonės vadovas tikrai užtikrins šių dokumentų išsaugojimą ir reikalui esant, jų pateikimą Sodrai ar kitoms institucijoms ? Saugiau ir patikimiau perduoti visus likviduojamos įmonės dokumentus į teritorinį archyvą, kuris užtikrins šių dokumentų išsaugojimą ir prieigą prie jų visą jų saugojimo terminą, o suėjus saugojimo terminui užtikrins saugų dokumentų sunaikinimą.
Kas perduodama ?
Likviduojama įmonė dokumentų tvarkytojui pateikia:
- Visus turimus buhalterinius, veiklos ir personalo dokumentus. Į savivaldybių archyvus perduodami dokumentai, kurių saugojimo terminas nėra pasibaigęs;
- Likvidatoriaus/nemokumo administratoriaus įgaliojimą atstovauti teritoriniuose archyvuose;
- Vienintelio akcininko sprendimas likviduoti ir paskirti likvidatorių. Bankroto atveju – teismo sprendimo dėl įmonės veiklos pabaigos kopija;
- Pranešimą apie JAR-PBA formos pateikimą Juridinių asmenų registro tvarkytojui.
Dokumentų tvarkytojas paruošia:
- Trumpai saugomų bylų sąrašą ir ilgai saugomų bylų apyrašą;
- Prašymą savivaldybės archyvui priimti dokumentus saugoti toliau;
- Perdavimo aktą;
- Pažymą apie likviduojamos įmonės veiklos istoriją ir dokumentų sutvarkymą.
Dokumentų neperdavimas
Jei likvidatorius perduotinų dokumentų neturi, savivaldybės administracijai teikiamas prašymas išduoti pažymą dėl likviduojamo juridinio asmens dokumentų. Prašyme nurodoma:
- likviduojamo juridinio asmens pavadinimas, kodas, veiklos laikotarpis;
- priežastys, dėl kurių dokumentai neperduodami saugoti nustatytąja tvarka (ir pridedami tai pagrindžiantys dokumentai – dokumentų poėmio protokolų kopijos ar kita);
- dokumentų praradimo priežastys (apibūdinami prarasti dokumentai, jei tokių atvejų žinoma, ir pateikiami nurodytąsias priežastis pagrindžiantys dokumentai ar jų kopijos);
- laikotarpis, kuriuo sudarytų dokumentų nerasta ir (ar) kuriuo jie nebuvo sudaromi.
Informaciją parengė vyriausioji archyvarė
Aurelija Kavaliauskaitė